El cuadro de mando en el taller de carrocería

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EL OBJETIVO DE TODO TALLER COMO ACTIVIDAD ECONÓMICA ES SU RENTABILIDAD. DE ELLA DEPENDE SU ÉXITO Y PERMANENCIA. EL ENTORNO PRESENTE, CAMBIANTE Y CADA VEZ MÁS EXIGENTE, OBLIGA A REDIBUJAR EL MODELO DE NEGOCIO DEL TALLER DE CARROCERÍA, SIENDO MÁS NECESARIO QUE NUNCA SU CONOCIMIENTO
EN PROFUNDIDAD

penaPor Francisco Javier Alfonso Peña

Reconocer la complejidad del funcionamiento rentable de un taller de carrocería y pintura es fundamental para implantar una estructura organizativa adecuada y realizar una gestión eficaz y rigurosa. El empresario debe ser más que un operario un gestor; que implique todo su esfuerzo en realizar su trabajo, gestionar. ¿El objetivo? conseguir que su empresa obtenga mayor rentabilidad que la competencia, ser más competitivos. Tradicionalmente, la conducción del taller de carrocería ha sido personalista, ejercida por el dueño que, como creador de la empresa, dedicaba la mayor parte del tiempo a actividades operativas, relegando las de dirección. En la mayoría de los casos, se realizaba el control por observación directa, sin que existiera la cultura de aplicar sistemas y herramientas de control. Este estilo personalista solía llevar al dueño a ejecutar él mismo las tareas (delegando en el resto otras muy concretas y cambiantes), transformando al resto de empleados en meros ayudantes, en lugar de permitir el desarrollo de su capacidad de innovación, organización y decisión. Las personas, así, estaban más al servicio del dueño que de la organización.

El directivo debe acostumbrarse a organizar las actividades operativas para poder delegarlas y dirigirlas. Resulta necesario aprender a ejercer el control mediante la especificación de objetivos y la implantación de indicadores de medición.

Objetivo
Objetivos, medidas, metas e iniciativas. Todo tiene que ir encadenado

Cuadro de Mando
El Cuadro de Mando es una herramienta de organización y control al servicio de las empresas, cuya característica básica consiste en recopilar datos, estructurarlos, organizarlos y darlos valor, transformándolos en información relevante del negocio. El seguimiento y la evaluación de la misma facilita al gerente el diagnóstico adecuado de la situación de la empresa, y tomar decisiones rápidas y acertadas. Señala un camino organizado para hacer lo que sabemos que tenemos que hacer: la planificación de la estrategia empresarial, no su definición. El Cuadro de Mando equivale al panel de instrumentos de nuestro coche que reúne la información necesaria y la presenta de forma cómoda y útil para la toma decisiones cuando vamos conduciendo. Proporciona indicadores de actuación: velocidad, número de revoluciones, cantidad de combustible, temperatura del circuito de refrigeración… y otros indicadores que aparecen sólo cuando hay un problema: falta de combustible, falta de aceite, exceso de temperatura… Existen diferentes tipos de Cuadro de Mando, en función de su propósito dentro del ámbito donde serán utilizados. En el taller, hay dos tipos fundamentales:

Tiempo-Ford

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Cuadro de Mando operativo

Permite hacer un seguimiento de un determinado sector o área de la empresa, al menos diario. El usuario final de este cuadro es el responsable de área (Jefe de Taller), brindándole la información necesaria para entrar en acción y tomar a tiempo decisiones operativas sobre una determinada área, un operario u orden de reparación.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Cuadro de Mando directivo

Posibilita monitorizar los resultados de la empresa en su conjunto y de aquellas áreas definidas como claves. Se orienta al resultado de la empresa a corto plazo, manejando variables que no tiene sentido monitorizar diariamente, porque no representan una base estadística suficiente para tomar decisiones acertadas. No tiene el mismo alcance, ni se necesita monitorizar en el mismo período de tiempo, por ejemplo, la ganancia o pérdida de tiempo en una orden de reparación, que la facturación de recambio por operario.

Pasos para implementar un Cuadro de Mando

1. Definir la información que es necesario conseguir y asegurar su mantenimiento y validación
Cada negocio tiene un conjunto de necesidades que pueden diferir significativamente de las de otro, aun del mismo sector; ya que cada uno ha evolucionado de manera diferente. La información será específica para cada taller, según su tamaño, estrategia y personal. Para definir los objetivos a alcanzar se ha de trabajar de forma conjunta con aquellas personas con cierta responsabilidad, que evaluarán qué información se necesita, quién la debe proporcionar y en qué tiempo se ha de disponer de ella. Esta “amplia” participación lleva más tiempo, pero, como ventajas, proporciona más información y más precisa, a la vez que se logra una mayor comprensión de los objetivos de la empresa y una mayor alineación y compromiso en su logro.

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El Cuadro de Mando es como el panel de instrumentos de un coche, facilita información para tomar decisiones

2. Fijar los indicadores clave
La información definida en el paso anterior se ha de convertir –mediante comparaciones, cruce de datos, valores de referencia, etc.– en información secundaria. Con ella, podremos explicar algún aspecto de la realidad. Se recurre a indicadores clave o KPI’s (Key Performance Indicator), que tengan impacto sobre la salud del negocio. Son índices o ratios normalmente cuantitativos; es decir, reflejan variaciones de cantidades, aunque también pueden ser cualitativos –reflejar variaciones de atributos–.

Características del indicador:

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Relevante para la toma de decisiones

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Objetivo, preciso y fácil de medir e interpretar

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Aceptado por los responsables, directivos y empleados

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Comparable con empresas del sector

Debe estar enfocado a la medición de resultados, por ello, ha de tener en cuenta estos requisitos:

El Cuadro de Mando es el panel de instrumentos  de un coche

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Período: tiempo que abarca –día, semana, mes, acumulado, etc.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Apertura: forma de abrir y clasificar la información para acceder a sucesivos niveles de desagregación –por área, operario, proveedor, cliente, etc.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Frecuencia: tiempo entre actualizaciones –diaria, semanal, mensual, trimestral, etc.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Referencia: base sobre la cual reflejar las desviaciones –sobre presupuesto, el histórico, mes anterior, promedio de mercado, etc.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Parámetros de alarma: valores por encima o por debajo de los cuales el indicador es preocupante.

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El cuadro de mando unifica, como en una sinfonía, la actuación de la empresa

Marcar demasiados  objetivos, indicadores e iniciativas no resulta de utilidad

3. Analizar el significado de la información para diagnosticar y adoptar decisiones
Como el Cuadro de Mando monitoriza si el taller y sus áreas han alcanzado las metas establecidas, su objetivo primordial no es facilitar per se la información, sino para facilitar la toma de decisiones. Esto implica que la gerencia debe analizar seriamente las evidencias y, llegado el caso, reconsiderar las conclusiones sobre las que basó su estrategia. Este es el paso más difícil. Requiere el conocimiento, la experiencia y la humildad necesarios.

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Consejos para implementar un Cuadro de Mando

Partiendo de que el objetivo es ser conscientes de dónde está nuestra empresa y de si nos acercamos o no a nuestros objetivos, conviene tener presente lo siguiente:

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]El gerente puede estar convencido de la utilidad del Cuadro de Mando, pero si el resto de la empresa no está al tanto de ello y alineada en su implementación, su éxito va a verse comprometido.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Su implementación puede fracasar si no se han definido los objetivos que se pretenden lograr.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Marcar demasiados objetivos, indicadores e iniciativas no resulta de utilidad. Contar con 30 objetivos, pensando en implementar 30 iniciativas al año, es como contar con ninguno.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Si su implementación no va acompañada de un plan de mejora pierde sentido. De poco sirve analizar un indicador, que no pensamos mejorar.

[icon type=”vector” icon=”enotype-icon-stop” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]El Cuadro de Mando no es sólo para los grandes ejecutivos; es una herramienta eficaz para los diferentes niveles de la empresa.

Todos manejamos información de productividad, eficacia, eficiencia, margen de los materiales de pintura, rentabilidad, facturación de recambio por operario, etc. Sin embargo, el Cuadro de Mando no debe tratarse como algo conveniente para realizar informes o visualizar indicadores (KPI), pues disminuiría su verdadero valor y eficacia. Su propósito central es advertir al usuario de que los indicadores que se manejan están fuera del límite establecido, para que si ocurre se puedan adoptar las decisiones oportunas y tener el control hacia donde se dirige nuestro taller

Para Saber Más…

Para saber más:

Área de Ingenieria y consultoria de CESVIMAP.promass@cesvimap.com

[icon type=”vector” icon=”momizat-icon-book” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Indicadores de gestión y cuadro de mando. Armando Salgueiro. 2001,Ed. Díaz de Sabtos. CESVIMAP, 2009

[icon type=”vector” icon=”momizat-icon-book” size=”16″ hover_animation=”border_increase” ]Como gestionar una pyme mediante el cuadro de mando. Eduardo Andreu y Rafael Martínez.2011, Ed. ESIC

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